Hướng dẫn chi tiết chứng thực bằng cấp VJEEC


HƯỚNG DẪN CHỨNG THỰC
Dành cho các tổ chức (công ty, trung tâm, cơ sở đào tạo, v.v.,...)
Yêu cầu đọc kĩ và làm đúng theo hướng dẫn này! VJEEC không xử lý hồ sơ sai, thiếu.

Lập tài khoản

Từ 07.02.2014, mỗi tổ chức có học viên nộp đơn xin học vào các trường thành viên của JaLSA (xem danh sách các trường JaLSA) sẽ sử dụng 1 tài khoản duy nhất trên hệ thống chứng thực bằng cấp online để yêu cầu xác thực bằng cấp cho TẤT CẢ học viên của tổ chức đó.

Có 2 cách lập tài khoản:

1. Tổ chức tự lập tài khoản trên hệ thống trực tuyến của VJEEC. Sau khi kích hoạt, tài khoản này được dùng để thực hiện tất cả các tác vụ sau:
- Yêu cầu xác thực bằng cấp cho học viên,
- Theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu
- Quản lý TẤT CẢ các hồ sơ yêu cầu xác thực kể từ khi bắt đầu sử dụng hệ thống.

***Chú ý đặc biệt***:
i. Tên dùng để lập tài khoản (user name) phải là tên chính thức của tổ chức. Tên và mật khẩu đăng nhập (login name và password) có thể tùy đặt. Ví dụ, nếu công ty tên là Công ty TNHH Một thành viên Mặt trời mọc, khi đăng ký tài khoản, ở mục "Tên đầy đủ của tổ chức" cần ghi rõ: Cty TNHH MTV Mặt trời mọc.
ii. Sau khi lập tài khoản, đợi ít nhất 4 tiếng để VJEEC kích hoạt tài khoản. Đề nghị không lập hơn 1 tài khoản trong thời gian chờ đợi.
iii. Đọc kĩ toàn bộ hướng dẫn này, bao gồm thẻ này và các thẻ "Chuẩn bị & nộp hồ sơ", "Đóng lệ phí" và "Hồ sơ nhanh". Sau khi đăng nhập tài khoản, đọc hướng dẫn sử dụng hệ thống trong tài khoản trước khi vận hành. 

Vui lòng đăng ký tại đây: http://vjeec.vn/portal/index.php/huongdan/loginhere

Hoặc
2. Đến giao dịch trực tiếp ở văn phòng VJEEC để được hướng dẫn mở tài khoản và hướng dẫn sử dụng. Sau khi đã có tài khoản, tổ chức sử dụng tài khoản này để thực hiện tất cả các giao dịch chứng thực bằng cấp về sau.

Chuẩn bị + nộp hồ sơ

Tiến hành đầy đủ các bước sau để yêu cầu chứng thực cho một bộ hồ sơ

Bước 1. Xác định các giấy tờ/văn bằng cần chứng thực. VJEEC chứng thực các giấy tờ, văn bằng sau: 

1. Chứng nhận tốt nghiệp tạm thời bậc THPT
2. Chứng nhận hoàn thành yêu cầu tốt nghiệp các bậc học từ trung cấp trở lên
3. Bằng tốt nghiệp THPT
4. Bằng tốt nghiệp Trung cấp chuyên nghiệp, Trung cấp nghề
5. Bằng tốt nghiệp Cao đẳng nghề
6. Bằng tốt nghiệp cao đẳng
7. Kết quả thi Đại học
8. Chứng nhận học sinh/sinh viên
9. Bằng tốt nghiệp Đại học
10. Bằng tốt nghiệp Thạc sĩ
11. Chứng chỉ nghề

Bước 2.  Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng thực: Mỗi bộ hồ sơ chứng thực bao gồm giấy tờ nhân thân, giấy tờ cần chứng thực và học bạ hoặc bảng điểm của cấp học có giấy tờ, bằng cấp cần chứng thực. Nếu 1 học viên chứng thực 2 loại giấy tờ sẽ làm 2 bộ hồ sơ khác nhau. Trước khi tải hồ sơ lên mạng, cần tiến hành các bước sau cho mỗi bộ hồ sơ:

a. Scan màu bản gốc CMTND của người đứng tên trên hồ sơ.  
b. Scan màu bản gốc bằng cấp/giấy tờ cần chứng thực (Bằng cấp phải scan trang bìa đầu tiên).
c. Scan màu bản gốc học bạ (đối với bằng THPT, giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời) / bảng điểm (đối với bằng cấp bậc trên THPT như TCCN, CĐN, CĐ, ĐH,…)
d. Nối tất cả các file scan ở mục a, b, và c thành một file pdf duy nhất có dung lượng không quá 7MB.
Quan trọng: nhấp chuột vào hình dưới đây để xem bộ hồ sơ chứng thực mẫu. Yêu cầu mẫu: chứng thực bằng Tốt nghiệp THPT.

MẪU HỒ SƠ
Xem mẫu PDF tại trang VJEEC
Gồm có (scan màu bản gốc):
Trang 1: Bìa sau bằng
Trang 2: Mặt trước bằng (nội dung)
Trang 3: Mặt trước chứng minh thư
Trang 4: Mặt sau chứng minh thư
Trang 5 trở đi: Scan học bạn từ trang bìa

VJEEC chỉ tiếp nhận hồ sơ được chuẩn bị hoàn chỉnh theo hướng dẫn trên. Chỉ scan, không chụp hồ sơ. Làm đúng theo hướng dẫn, mỗi bộ hồ sơ hoàn chỉnh là 1 file pdf (dung lượng không quá 7MB) có chứa đầy đủ các giấy tờ như đã nêu ở mục d. 
Bước 3.    Lập yêu cầu chứng thực cho bộ hồ sơ đã chuẩn bị ở bước 2:
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, đăng nhập vào tài khoản đã tạo theo hướng dẫn ở tab "Lập tài khoản". Sau khi đăng nhập thành công, đọc kỹ tab "Hướng dẫn sử dụng", làm theo hướng dẫn để tải hồ sơ lên mạng và lập yêu cầu chứng thực cho hồ sơ. 
Bước 4.    Đóng lệ phí chứng thực: Vui lòng chuyển sang tab "Đóng lệ phí" và làm theo hướng dẫn.

Đóng lệ phí

Vui lòng thực hiện chính xác hướng dẫn đóng lệ phí để hồ sơ của quý khách được xử lý kịp thời. 
Phí nêu dưới đây đã bao gồm phí chứng thực, dịch thuật và chuyển phát nhanh sang Nhật.
     - Hồ sơ chuyển thường (2 đợt/tháng):
+750.000 VND/1 bộ. 
     - Hồ sơ chuyển nhanh (15 ngày sau khi hoàn thành hồ sơ + nộp lệ phí):
             +1.400.000 VND/1 bộ. (Phí chứng thực 750.000 VND + phí chuyển nhanh 650.000 VND)
     (Đối với hồ sơ chuyển nhanh, nếu gửi 1- 5 bộ hồ sơ đi cùng 1 trường thì phí chuyển nhanh vẫn chỉ là 650.000 VND. Ví dụ, công ty A gửi 5 bộ hồ sơ cho 5 học sinh đến trường B thì tổng chi phí = 750.000x5 + 650.000. Công ty C gửi 2 bộ hồ sơ cho 2 học sinh đến 2 trường khác nhau là D và E thì tổng chi phí = 750.000x2 + 650.000x2. Công ty F gửi 6 bộ hồ sơ đến trường G thì tổng chi phí sẽ là 750.000x6 + 650.000x2.)

Có 2 hình thức đóng lệ phí:
     1. Trực tiếp tại văn phòng Trung tâm
     2. Hoặc chuyển vào tài khoản:
        Chủ TK: Trung tâm Đào tạo và Giao lưu Việt Nhật
        Số TK: 0301000320582
        Ngân hàng: Vietcombank Hoàn Kiếm

*** Nếu khách hàng chọn hình thức chuyển khoản, có 2 trường hợp:
a. Chuyển tiền cho 5 học sinh hoặc ít hơn: ở mục nội dung chuyển khoản cần ghi chính xác như sau: {tên tổ chức} nộp phí CTBC cho {ghi rõ họ tên (các) học sinh}. Công việc của khách hàng đến đây là kết thúc, chỉ cần kiểm tra tài khoản để theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. 
b. Nếu chuyển tiền cho hơn 5 học sinh, ở mục nội dung chuyển khoản cần ghi chính xác như sau: {tên tổ chức} nộp phí CTBC cho x học sinh}, trong đó "x" là số học sinh. Sau khi chuyển khoản, điền đầy đủ thông tin vào file word đính kèm ở đây và email cùng với xác nhận chuyển khoản cho vjeec theo địa chỉ xacnhanbangcap@vjeec.vn. Tới đây công việc của khách hàng kết thúc, chỉ cần kiểm tra tài khoản để theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Lưu ý: nếu không thực hiện các nội dung công việc liên quan đến chuyển khoản đầy đủ và theo đúng trình tự nêu trên, việc xử lý hồ sơ của quý khách sẽ bị chậm tiến độ.
Chú ý:
     1. Tối đa 5 ngày làm việc sau khi nộp lệ phí chứng thực và bộ hồ sơ do quý khách tải lên hệ thống được xác nhận hợp lệ, tài khoản đã lập của khách hàng sẽ cho thấy hồ sơ học sinh được chuyển từ trạng thái "Gửi đến VJEEC" sang trạng thái "VJEEC đã nhận". Hầu hết các hồ sơ sẽ được xử lý trong khoảng thời gian này. Vui lòng chỉ liên lạc với VJEEC nếu sau thời gian này hồ sơ chưa được chuyển sang trạng thái "VJEEC đã nhận". 
     2. VJEEC chỉ tiến hành xử lý hồ sơ sau khi đã nhận được phí chứng thực. Ngày tiếp nhận hồ sơ được tính từ ngày VJEEC nhận được lệ phí này và bộ hồ sơ đã nộp không sai, thiếu.

*****Thời điểm nộp hồ sơ chuyển thường: ít nhất 15 ngày trước các đợt gửi kết quả chứng thực
     - Đợt 1: Ngày 01 hàng tháng. Hạn nộp: ngày 15 tháng trước đó.
     - Đợt 2: Ngày 16 hàng tháng. Hạn nộp: ngày 30 tháng trước đó.
(Hồ sơ nộp chậm sẽ chuyển vào đợt tiếp theo, hoặc trả phí Hồ sơ chuyển phát nhanh trực tiếp sang trường: 1.400.000 VND).
Khi nào nên sử dụng dịch vụ hồ sơ chuyển phát nhanh? Vui lòng chuyển sang thẻ Hồ sơ nhanh?

Hồ sơ nhanh?

Mỗi tháng, VJEEC gửi 2 đợt hồ sơ dạng thường sang Hiệp hội các trường Nhật ngữ  (JaLSA), vào ngày 01 và 16 hàng tháng. Lần lượt vào khoảng ngày 03 và 18 hàng tháng, JaLSA sẽ nhận được các hồ sơ này. Sau đó, JaLSA sẽ gửi hồ sơ học sinh về từng trường. Ước tính vào ngày 6 và 21 hàng tháng các trường sẽ nhận được hồ sơ của học sinh. 

Thông thường, nếu học sinh A muốn gửi hồ sơ sang trường B tại Nhật theo đợt 16/5 thì hạn cuối nộp hồ sơ cho VJEEC là ngày 30/4. Nếu học sinh A muốn gửi hồ sơ sang trường B tại Nhật theo đợt 01/06 thì hạn cuối nộp hồ sơ cho VJEEC là ngày 15/05. Nếu đến ngày 16/05 học sinh A mới nộp hồ sơ cho VJEEC thì có thể chọn 1 trong 2 hình thức:

1) Hồ sơ gửi thường: hồ sơ sẽ được gửi từ Việt Nam đi vào đợt ngày 16/06 (vì không đủ tiêu chuẩn nộp trước ít nhất 15 ngày cho đợt 01/06). Trường B sẽ nhận được hồ sơ của học sinh A vào khoảng ngày 21/06, 35 ngày sau khi học sinh nộp hồ sơ cho VJEEC.

2) Hồ sơ chuyển phát nhanh: hồ sơ sẽ được gửi đi từ Việt Nam 15 ngày sau khi nộp. Trường B sẽ nhận được hồ sơ của học sinh A vào khoảng 16/05 + 15 ngày xử lý hồ sơ + 2 ngày chuyển trực tiếp hồ sơ sang trường (không đi qua JaLSA) = 03/06, 17 ngày kể từ ngày học sinh nộp hồ sơ cho VJEEC, nhanh hơn so với chuyển thường ở trường hợp này  là 18 ngày.
Nguồn: VJEEC